הקלטת שיחות טלפון הנה כלי מתפתח וייחודי אשר כיום אי אפשר בלעדיו במגזר האישי והפרטי. היום, כאשר הגלובליזציה הפכה את העולם שלנו למקום קטן ונגיש לכל ובאמצעות הטלפון מקבלים הזמנות, ביצוע קניות ומכירות וקיום עסקאות, ברור לכל כי הקלטת שיחות טלפון הנה כלי אשר אי אפשר בלעדיו. כמו מחוץ גם מבית, הקלטת שיחות טלפון טובה לא רק לשם הוכחה מאוחרת לגבי סיכום כזה או אחר, גם במוקדי שרות הלקוחות, הקלטת שיחות טלפון מייעלת את התנהלות המוקדנים ומאפשרת למנהלי המחלקות לייעל את עבודת המוקדנים וללמד אותם מטעויות כאלה ואחרים.
הקלטת שיחות טלפון - לא מדוע אלא כיצד.
בשוק ישנם מגוון מערכות הקלטת שיחות טלפון ובעיקרן מתחלקות לשתי קבוצות ראשיות:
1. מערכות הקלטה ארגוניות אשר עובדות ברשת.
2. מערכות הקלטה מקומיות אשר "יושבות" על תחנה אחת.
שתיהן מבצעות את העבודה באופן שווה למעט כמה מאפיינים.
הקלטת שיחות טלפון - הקלטה ברשת
מערכות הקלטה ארגוניות, המונות מספר רב של תחנות, אשר להן מיועד שרת מיוחד עם בסיס נתונים חזק, בדרך כלל SQL Server, אשר אוגר ושומר את כל התוכן. כל תחנה מוגדרת מקומית, ההקלטות אמנם מתבצעות באותה התחנה אך הקבצים וכל המידע לגבי השיחה, תאריך, שעת שיחה, מאפיינים יחודיים לגבי השיחה כמו איש קשר שעמו בוצעה השיחה וכו' נשמרים על גבי השרת. התחנה המקומית "מושכת" בעת דרישה לשמיעת קובץ מסויים את הקובץ מהשרת ומנגנת אותו מקומית. מערכות אלו מתוחכמות ובעלות יכולות הקלטה ברמה גבוהה מבחינת איכות השמיעה ובדחיסת הקבצים, עד היום מערכות אלה עלו אלפי ואפילו עשרות אלפי דולרים, כיום מערכת הקלטת שיחות טלפון מבית Phonerecorder מתומחרת במחירים הגיוניים לכל כיס ושומרת על רמה גבוהה.
הקלטת שיחות טלפון - הקלטה מקומית
הסוג השני של מערכות הקלטת שיחות טלפון הנה מערכת לוקאלית, מקומית. מכשירי הקלטה ברמת משתמש הקצה המותקנות בעמדת המשתמש או המוקדן. מערכת הקלטת שיחות טלפון זו עונה על אותו צורך כמו במערכת הרשתית אך חוסכת את עלות השרת ומסתכמת ב 600 שקלים בלבד לעמדה.
הקלטת שיחות טלפון - שחקנים ראשיים
ישנם בשוק מגוון מערכות הקלטת שיחות טלפון אך מעט מאוד שומרות על רמה גבוהה, אמינות וממשק ידידותי למשתמש עם רישום בזמן אמת, ניהול ארכיון של הקלטת שיחות טלפון ועוד. ישנם שחקנים רבים במגרש, חלקם הם: PC RECORDER , דיאלוג, טלמג'יק, דיוה ופון-רקורדר (Phone Recorder ).
לאחר שניסיתי את כולן הגעתי למסקנה כי המערכת המובילה בקטגוריה זו הינה מערכת הקלטת שיחות טלפון של Phone Recorder , מערכת שפותחה בישראל עם חברת Spynet . המערכת נמצאת בשימוש משטרת ישראל, משרדי עורכי דין, חוקרים פרטיים, סוכני ביטוח, מוקדי שירות ומכירה, בנקים ועוד רבים אחרים.
פון-רקורדר הנה מערכת הקלטת שיחות טלפון אשר משלבת רכיב חומרתי ותוכנה לניהול השיחות. הקונקטור מחבר בין מכשיר הטלפון לכרטיס הקול במחשב, הקלטת שיחות מבוצעת אוטומטית או ידנית ונשמרת בתוכנה.
המכשיר מתאים לכול סוגי הטלפונים: מכשירי טלפון אנלוגיים, דיגיטליים, שלוחות אנלוגיות/דיגיטליות של מרכזיה ורשתות IP .
ניתן להגדיר בתוכנה הקלטת שיחות טלפון אוטומטית אשר מקליטה כל שיחה נכנסת ויוצאת, או הקלטת שיחות טלפון ידנית אשר מאפשרת הקלטת שיחות נבחרות בלחיצת כפתור. התוכנה מאפשרת רישום פרטי השיחה בהקלטה לצורך איתור השיחה בארכיון ההקלטות במועד מאוחר יותר, תאריך, שעת השיחה ושם המשתמש מוטבעים אוטומטית בכל שיחה וכך למעשה מייצרים חותמת מים להוכחה בבית משפט.
התוכנה מאפשרת ניהול פשוט ויעיל של מאגר ההקלטות לצורך איתור שיחות שבוצעו, השמעתן והמשך הטיפול בהן. ביצוע גיבויים להקלטות שבוצעו, צריבת השיחות מתוך הארכיון, משלוח הקלטות ישירות בדוא"ל וכו'. התוכנה מוצגת בשפה העברית וכעת עובדים על שפות נוספות אשר ייכנסו בקרוב לממשק התוכנה. תפעול התוכנה, כמו התקנתה, הנו פשוט וידידותי ואינו מצריך ידע מוקדם.
ניתן לבחור בין מספר פורמטים של קבצי ההקלטה ובהן WAVE,MP3 ו Ogg. כאמור מנגנון הגיבוי האוטומטי מאפשר גיבוי שוטף של ההקלטות ושמירה על נפחי האחסון של ההקלטות במחשב או בשרת המרכזי ומאפשר דחיסה של 300 שעות הקלטת שיחות טלפון על גבי ג'יגה זכרון.
הקלטת שיחות הטלפון מאפשרת לך להיות בטוח במכירה, סגירת עסקה וכיוצא באלה.
